Soluciones tecnológicas para eventos online e híbridos
Soluciones tecnológicas para eventos online e híbridos
Soluciones tecnológicas para eventos online e híbridos

Soluciones tecnológicas para eventos online e híbridos

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En el presente documento se pretende recoger todas las soluciones tecnológicas a ofrecer a organizadores de congresos, reuniones y eventos, por parte de Imanol Terán, dentro del ámbito tecnológico e Internet.

Si quieres conocerme un poco mejor, en el siguiente enlace te cuento más sobre mi y los proyectos que llevo adelante para mis clientes. También te dejo varios enlaces desde donde podrás contactar conmigo.

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A continuación, puedes encontrar de forma detallada todos los servicios que puedo ofrecer en el ámbito de la organización y celebración de eventos online. Te dejo un índice para que puedas encontrarlos de forma más cómoda.

Página web del evento

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Contar con una página web propia para un evento, le dota a éste de cierto empaque al tiempo que mejora su imagen y brinda a los asistentes un lugar único desde el que poder acceder a toda la información relacionada con el mismo, en tiempo real, desde cualquier lugar y dispositivo.

Hablamos de un lugar en el que alojar información relativa a:

  • Agenda del evento/espectáculo
  • Expositores
  • Patrocinadores
  • Inscripción al evento
  • Ponentes/artistas
  • ...etc

En definitiva, cualquier información que el organizador quiera poner a disposición de sus asistentes.

Por supuesto, no solo hablamos de introducir información estática, sino que gracias a una página web, se pueden implementar diferentes funcionalidades. Por poner algunos ejemplos:

  • Registro de participantes
  • Pasarela de pago
  • Formularios de contacto
  • Publicación de contenido
  • Información de otros participantes
  • Consultar estadísticas sobre el evento
  • Encuestas y votaciones
  • Redes sociales
  • ...etc.

Se trata de una herramienta realmente útil, la base sobre la que empezar a construir toda la presencia digital del evento, y a partir de la cual implementar el resto de opciones que veremos en siguientes apartados del presente documento.

Tecnología a utilizar

A día de hoy, por agilidad en el desarrollo, simplicidad en la gestión y creación de nuevo contenido, opciones de expansión mediante plugins y cuota de mercado (casi un 35% del total de Internet), la opción a utilizar sería el CMS (gestor de contenidos) WordPress.
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Ofrezco desarrollo web basado en CMS WordPress. Después de casi 10 años trabajando con WordPress puedo abordar proyectos de todo tipo de complejidadrequerimientos y tamaño, desde su concepción, instalación y configuración, diseño de themes personalizados, optimización de rendimiento y seguridad, hasta la puesta en marcha y optimización.

Desarrollo proyectos sólidos, sostenibles y escalables, con diferentes funcionalidades, conexión con servicios externos, automatizaciones...etc.

Además, el uso de este potente CMS, permite disminuir los tiempos y costes de desarrollo.

Dependiendo de las necesidades del proyecto, también puede ser interesante utilizar herramientas no-code como:

Registro

Uno de las funcionalidades principales a añadir en una página web y que tiene mucho sentido dentro del mundo de meetings & events es la de poder realizar un registro de asistentes al evento, independientemente del tipo que sea (congreso, espectáculo, reunión, formación...).

Este registro dependerá de los requerimientos del cliente, y permite recoger todos los datos que sean necesarios por parte de los asistentes. Incluso pueden cursarse inscripciones de pago desde el mismo formulario de inscripción.

Esta parte de registro lleva asociado el desarrollo de una página web, vaya a tener ésta contenido adicional o no.

Independientemente del evento y de las peculiaridades del mismo, podríamos resumir este servicio en dos partes:

Formulario de inscripción

El formulario de inscripción va dentro de una página web y permite la recogida de datos de los asistentes. Hoy en día existen multitud de tipologías de campos diferentes a incluir en un formulario:
  • Texto plano
  • Subida de archivos
  • Calendario
  • Email
  • Selectores de imagen
  • ...etc

Además, pueden generarse documentos PDF de forma dinámica en base a la información introducida por el asistente en el formulario (generación de acreditaciones, certificados de asistencia...), así como crear notificaciones automáticas y cargar campos mediante lógica condicional (mostrar unos campos u otros a medida que el usuario vaya rellenando los campos precedentes).

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Recogida de datos

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Una vez el usuario ha rellenado esos datos y ha recibido las notificaciones y/o documentos pertinentes, toca tratar cómo el organizador del evento recibe dichos datos.

La idea es que el tratamiento y gestión de estos datos sea lo más eficiente y productiva posible, por lo que se propone trabajar con una hoja de cálculo en la nube (Google Sheets, Airtable, Excel).

En este caso, a medida que se van enviando formularios, mediante herramientas de automatización, cada uno de ellos genera una nueva fila en una hoja de cálculo, de forma que la información sea accesible de forma permanente y desde cualquier lugar para cualquier miembro del equipo del cliente

Se tratan de hojas de cálculo muy versátiles y muy potentes, que nos permiten trabajar con los datos de múltiples formas para obtener estadísticas, cruzar datos, generar documentos...etc.

Envío de notificaciones a inscritos

Desde el momento de invitación al evento, hasta el envío de la encuesta de satisfacción post-evento, podemos pasar por un montón de notificaciones que enviamos a los invitados, inscritos o asistentes.
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  • Invitación al evento.
  • Recordatorio de evento.
  • Contactos de otros asistentes.
  • Envío de documentación.
  • Confirmación de inscripción.
  • Envío de encuesta de satisfacción.
  • Envío de enlace al streaming.

Dependiendo del caso, utilizaremos una herramienta u otra. En algunos casos será necesario hacer uso de herramientas de email marketing como Mailchimp o MailerLite, en otros utilizaremos las propias opciones de la herramienta utilizada para crear los formularios de registro o contacto, e incluso puede ser necesario utilizar servicios específicos de automatización como Zapier para realizar dichos envíos.

En cualquier caso, en base a mi experiencia de más de 5 años dando soporte tecnológico a la organización y celebración de eventos, me encargo de configurar, implementar y utilizar la mejor herramienta en cada situación.

Plataforma de streaming

Hoy en día hay múltiples opciones a la hora de emitir eventos de forma online. Aunque puedan parecer lo mismo, difieren en muchos aspectos y es necesario conocerlas para saber elegir la correcta para cada proyecto.
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Por lo tanto hay que tener en cuenta aspectos como:

  • Número de asistentes.
  • Funcionalidades que necesitamos.
    • Encuestas.
    • Compartir pantalla y archivos.
    • Chat.
    • Salas privadas.
    • Grabación del evento.
  • Si queremos incrustar el streaming en la web del evento o no.
  • Posibilidad de emitir en otras plataformas como Youtube o Facebook.

En base a mi experiencia con eventos online, mis plataformas favoritas, y las que mejor conozco, son:

De todas formas, he trabajado y conozco otras como Microsoft Teams, Webinarjam, Crowdcast, Gotowebinar, Webex o Bluejeans.

No te preocupes, cuéntame las características de tu evento y las funcionalidades que necesitas, y yo te asesoro sobre la herramienta que mejor se adapta a tus necesidades.

Personalización de la experiencia

Hasta hace unos meses, todo lo online nos sonaba como algo lejano y que nos daba bastante pereza. Pero llegó el COVID y se lo llevó todo por delante. En los últimos meses nos hemos vuelto expertos y expertas en reuniones online, cursos, eventos...de hecho, si estás aquí leyendo esto es porque estás pensando en celebrar un evento online.

En un primer momento, a la hora de afrontar esta situación, salvamos los muebles como pudimos. Pero ha pasado mucho tiempo de aquello.

El mundo de los evento, reuniones y formaciones online ha venido para quedarse, y si queremos proporcionar a nuestros asistentes una experiencia de calidad, debemos ir un paso más allá.

Es momento de crear contenido de calidad, con aspecto y acabado profesional.

Por ello, también ofrezco servicio de asesoramiento y creación de escenas para que el contenido que muestres en tus retransmisiones sea de mucha más calidad que simplemente mostrar la imagen de tu webcam en la interfaz de la herramienta de streaming elegida.

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Gracias a un software como OBS, puedo crear escenas en las que convivan la imagen de varios ponentes, junto con el logo del evento, animaciones y sonidos de fondo, presentaciones capturas de pantalla...Piensa en la emisión de un programa de televisión. Pues algo así, pero para tu evento online.

Estadísticas e indicadores de asistencia

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Una vez pasado el evento, se puede hacer un tratamiento más pormenorizado de los datos recogidos durante el control de accesos, de forma que se muestren estadísticas, gráficos o incluso un dashboard (panel de control) completo con diferentes métricas (visitas a la web, aperturas de emails...) además de las propias de la asistencia al evento.

Esto es realmente útil a la hora de analizar los datos y mejora el proceso de toma de decisiones para futuras ediciones del evento.

Servicios adicionales

De forma adicional, y siempre ligado a la tecnología, la digitalización e Internet, dentro de estos proyectos se podrían ofrecer al cliente otros servicios relacionados tales como:

  • Formación y consultoría..
  • Asistencia remota el día del evento.
  • Encuestas de satisfacción o recogida de opinión a los asistentes, mediante un formulario en la página web del evento.
  • Sistema de votaciones.

Alojamiento web

Ofrezco servicio de alojamiento web, bajo servidores de la empresa Siteground, con sede en España y soporte técnico mediante chat 24h y en español.
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Puedo encargarme de todo o crear un panel con marca blanca, para que el cliente gestione sus cuentas de correo, bases de datos...etc. A elección del cliente.

Podemos crear varias cuentas de correo para el dominio asociado.

El hosting contratado tiene las siguientes características:

  • Discos SSD
  • Copias de seguridad diarias
  • Cuentas de correo electrónico
  • Certificado SSL y HTTPS
  • CDN Cloudfare
  • Centros de datos en Europa

El servicio de hosting tiene un coste anual de 120 € + IVA *precio sujeto a futuras subidas, se avisará previamente al cliente. .

Tarifas

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A modo orientativo, facilito la siguiente tabla con rangos de tarifas para cada uno de los servicios que puedo prestar. En cualquier caso, te recomiendo que contactes conmigo para que pueda prepararte una propuesta y presupuesto personalizado, sin compromiso, adecuado a tus necesidades.

*Precios sin IVA

Tabla de tarifas orientativas

ServicioIntervalo de preciosDescripción
Desarrollo web
1.000 € - 4.000 €
Dependiendo de cantidad de información, número de páginas, funcionalidades que se necesiten, número de idiomas, notificaciones a enviar a los usuarios…
Alojamiento, dominio y cuentas de correo
120 €/año
Configuración plataforma de streaming
200 € - 1.000 €
Variable dependiendo de la plataforma, funcionalidades a incluir, si hay que incrustarla en la web del evento, nivel de configuración.
Soporte
200 € - 300 €
Dependiendo de la duración del evento
Formación
A medida
En función de materia/s a impartir y horas necesarias. Presencial y online.
Consultoría
150 €/hora o a medida
Se puede hacer un presupuesto a medida o realizar sesiones individuales online de una hora. Contratación y más información aquí.

Contratación y Formas de pago

Existen diferentes forma de pago y/o contratación, dependiendo de los diferentes servicios ofertados:
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  • Pago único:
    • Forma de pago establecida para servicios como desarrollo web, formación personalizada, consultoría y acciones de digitalización, bolsas de horas.
    • Las bolsas de horas y las consultorías individuales, se pagan por adelantado.
    • En desarrollos web, se paga un 50% por adelantado y el 50% en un plazo máximo de 30 días tras la finalización del proyecto.
    • Los planes de formación, se pagan una vez impartida la misma, en un plazo máximo de 30 días tras su impartición.
  • Pago mensual:
    • Este es el pago establecido para los diferentes planes de mantenimiento web.
    • En caso de necesidad, podría contratarse mantenimiento en modalidad de pago anual.
  • Pago anual:
    • Este aplica al servicio de hosting, con un coste anual de 120 € +IVA ** precio sujeto a futuras subidas, se avisará previamente al cliente.*

En cualquier caso, siempre atendiendo a necesidades específicas de cada cliente, estas condiciones pueden verse adaptadas, previo estudio y acuerdo por ambas partes.

Sobre mí
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